Analisis Sistem

Analisis Sistem dapat didefinisikan sebagai :

Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.

·         Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya.

·         Digunakan untuk mendefinisikan dan menggambarkan kebutuhan pemakai secara detil, waktu spesifik dan hambatan biaya

·         Mengikuti perencanaan sistem dan dilanjutkan rancangan sistem general

·         Tugas utama analis sistem mencakup :

o    Menetapkan ruang lingkup sistem

o    Mengumpulkan fakta studi

o    Menganalisis fakta studi

o    Mengkomunikasikan penemuan melalui Laporan Analisis Sistem

·         Sistem analis yang sukses bergantung pada :

o    Fakta studi yang komprehensif

o    Teknik untuk mengumpulkan fakta studi

o    Keterlibatan penuh pemakai

o    Perangkat pemodelan untuk menganalisis

Langkah-langkah di Analisis Sistem :

Langkah-langkah di dalam tahap analisis sistem hampir sama dengan langkah-langkah yang dilakukan dalam mendefinisikan proyek-proyeksistem yang akan dikembangkan di tahap perencanaan sistem. Perbedaannya pada analisis sistem ruang lingkup tugasnya lebih terinci.

Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh Analis Sistem Yaitu sbb:

1. Identify, Yaitu mengidentifikasikan masalah

·         Mengindentifikasikan penyebab masalah

·         Mengidentifikasikan titik keputusan

·         Mengidentifikasikan personil-personil kunci

2. Understand, Yaitu memahami kerja dari sistem yang ada

·         Menentukan jenis penelitian

·         Merencanakan jadual penelitian

·         Mengatur jadual wawancara

·         Mengatur jadual observasi

·         Mengatur jadual pengambilan sampel

·         Membuat penugasan penelitian

·         Membuat agenda wawancara

·         Mengumpulkan hasil penelitian

3. Analyze, Yaitu Menganalis Sistem

·         Menganalisis kelemahan Sistem

·         Menganalisis kebutuhan Informasi pemakai / manajemen

4. Report, Yaitu membuat laporan hasil analisis

Tujuan :

·         Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan

·         Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen

·         Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen
Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selan-jutnya 

Kebutuhan sistem

Functional vs. nonfunctional requirement

·         Kebutuhan fungsional: deskripsi aktivitas dan layanan yang harus disediakan sebuah system (inputs, outputs, processes, stored data)

·         Kebutuhan non-fungsional : deskripsi dari fitur, karakteristik dan batasan lain yang menentukan kepuasan system (Performance, ease of learning and use, budgets, deadlines, documentation, security, internal auditing controls)

Akibat ketidaktepatan penentuan kebutuhan fungsional & non-fungsional :

·         biaya lebih tinggi dari perkiraan

·         implementasi lebih lambat dari rencana

·         ketidakpuasan pengguna

·         harga perawatan dan peningkatan system lebih tinggi

·         system tidak terpecaya dan cenderung bermasalah

·         reputasi staf TI dipertanyakan

KriteriaPenentuanKebutuhanSistem :

·         Consistent (konsisten)

·         Complete (lengkap)

·         Feasible (layak)

·         Required (dibutuhkan)

·         Accurate (akurat)

·         Traceable (dapat ditelusuri)

·         Verifiable (dapat diuji)

FAKTA STUDI

·         Suatu bagian dari informasi yang memperlihatkan realita, situasi dan hubungan yang menjamin analisis dan memodelkan secara cermat

·         Fakta studi berasal dari 3 sumber yaitu :

1. Sistem sekarang : Pro kontra dari menganalisis sistem yg sekarang

•  seorang analis tidak selalu diberi kesempatan untuk membangun sebuah sistem dari awal.

• Timbul analisis :

o    Apa peranan sistem yg sekarang dengan sistem yang baru ?

o    Apakah sistem yg sekarang baik ? Cukup baik ?

o    Apakah sebaiknya menganalisis dan memodelkan sistem yg sekarang ?

o    Bila ya, apakah subsistem dalam sistem yg sekarang dianalisa ?

Keuntungan Menganalisis sistem yang sekarang : 

§  Menentukan apakah sistem tersebut memuaskan, memerlukan perbaikan kecil/besar atau diganti. 

§  Membantu analisis untuk mengidentifikasikan sumber yang tersedia untuk sistem yang baru

Kerugian Menganalisis sistem yang sekarang :

·         Sistem yang baru tidak relevan

·         Menghasilkan hambatan yang tidak perlu atau hambatan buatan yang dimasukkan dalam rancangan dari sistem yg baru

2. Sumber internal

·         Sumber yg paling penting adalah orang-orang yang akan menggunakan sistem yang baru

• Sumber berikutnya bergantung dari pekerjaan pada kertas atau dokumen dalam organisasi

3. Sumber eksternal

• Untuk melakukan pertukaran pengalaman sistem informasi dan merekomendasikan cara yg baik à melalui membentuk grup, sponsor, seminar

Teknik utama yang digunakan : 

1. Wawancara/Interview

Teknik pencarian fakta dimana System

analis mengumpulkan informasi dari individu melalui Interaksi tatap muka.

Tipe pertanyaan :

• Open-ended question

• netral dan tidak membatasi
• arah dan perkembangan dari wawancara dapat dikontrol oleh jawaban orang yg diwawancarai

• Close-ended question

• Spesifik dan menyediakan pewawancara lebih banyak kontrol terhadap arah dan perkembangan dari wawancara

Pertanyaan dapat terbagi atas :

• Pertanyaan Primer

• Spesifik, direncanakan, dan netral

• Pertanyaan Sekunder

• Pertanyaan kelanjutan atau penelitian yg dirancang untuk mendapatkan lebih banyak informasi
• Tidak direncanakan, selalu dihubungkan dengan pertanyaan primer

Contoh Pertanyaan

Jenis Pertanyaan	Contoh
Close-ended question	Berapa banyak pelanggang yg memesan via telpon ? Bagaimana cara pelanggan memesan ? Apa informasi tambahan yg anda inginkan yg akan disediakan oleh sistem baru ?
Open-ended question	Bagaimana menurut anda sistem saat ini? Apa masalah yg sering anda hadapi pada sistem saat ini ? Menurut anda strategi marketing apa yang cocok untuk perusahaan ini ?

5 Langkah Dasar pada Interview

1. Memilih peserta interview
2. Merancang pertanyaan
3. Menyiapkan interview
4. Mengarahkan interview
5. Follow-up hasil interview

Memilih peserta interview

• Berdasarkan informasi yang kita butuhkan
• Kadang perlu melihat dari perspektif yg berbeda
• Manager
• User
• Idealnya, semua yg berkepentingan

Menyiapkan Interview

• Persiapkan rencana umum interview
• List pertanyaan
• Antisipasi jawaban dan follow-up
• Konfirmasi batasan pengetahuan
• Skala prioritas, krn waktu terbatas
• Persiapkan interview :
• Jadwal
• Beritahu alasan interview
• Beritahu batasan diskusi

Mengarahkan Interview

• Professional dan tidak bias (jelaskan tujuan interview dan kenapa peserta tsb dipilih)
• Rekam/catat seluruh informasi
• Periksa kebijakan perusahaan
• Pastikan anda mengerti seluruh masalah dan jgn ragu utk mengajukan pertanyaan bodoh
• Pisahkan antara fakta dan opini
• Berikan waktu bagi peserta untuk bertanya
• Jangan lupa - ucapkan terima kasih

Interpersonal Skill

• Skill yg penting dimiliki agar komunikasi dpt lebih efektif
• Don’ worry be happy
• Happy mencairkan suasana & senyum
• Perhatian
• Perhatikan tiap ucapan (memang sulit)
• Buat key-point
• Sebaiknya ulangi hal penting pd akhir diskusi (ok, saya ingin memastikan bahwa masalahnya adalah…..)
• Jadi pendengar yg baik
• Agar lebih banyak peserta berbicara
• Jujur
• Kalau tdk mengerti, bicara saja jujur
• Perhatikan bahasa tubuh (body language)
• Kontak mata, tangan ke belakang kursi-tdk tertarik dll

Follow-up hasil interview

• Siapkan catatan2x interviews
• Siapkan laporan2x
• Minta persetujuan dari peserta tentang apa yang telah di-interview

2. Mengamati (Observasi)

• Teknik pencarian fakta dimana analis system berpartisipasi atau mengamati seseorang yang tengah menjalankan aktivitasnya untuk mempelajari sebuahsistem.
• Sebelum melakukan pengamatan, analis sebaiknya :

• Mengidentifikasi dan menentukan apa yg akan diamati
• Memperkirakan lama waktu pengamatan yg dibutuhkan
• Mendapat persetujuan manajemen
• Menjelaskan pada peserta apa yg akan dilakukan untuk diamati

• Melakukan pengamatan yang paling efektif
• Dokumentasi dan organisasi catatan pengamatan

3. Joint Application Design(JAD)

Ide Dasar

·         Membuat manajer proyek, user dan developer untuk bekerja sama dlm pengumpulan informasi

·         Metode sejak th’70 dan kadang menjadi metode yg paling baik

·         Mengurangi kesenjangan sampai 50%

Hal penting JAD :

·         Fasilitator

o    Biasanya menyewa konsultan dari luar karena perusahaan tdk berpengalaman

o    Mengatur agenda pertemuan, memandu diskusi tetapi tdk sbg partisipan

·         Scribe

o    Beberapa org yg menulis/merekam, fotocopy, kadang menggunakan Computer-Aided Software

3. Joint Application Design(JAD)

Ide Dasar

·         Membuat manajer proyek, user dan developer untuk bekerja bersama dlm pengumpulan informasi

·         Metode sejak th’70 dan kadang menjadi metode yg paling baik

·         Mengurangi kesenjangan sampai 50%

Hal penting JAD :

·         Fasilitator

o    Biasanya menyewa konsultan dari luar karena perusahaan tdk berpengalaman

o    Mengatur agenda pertemuan, memandu diskusi tetapi tdk sbg partisipan

·         Scribe

o    Beberapa org yg menulis/merekam, fotocopy, kadang menggunakan Computer-Aided Software

4. Kuesioner

Sebuahdokumendengantujuan tertentuyang digunakanuntukmengumpulkanInformasidanopinidari responden.

Langkah dalam Kuesioner

·         Memilih partisipan

o    Gunakan sample dari populasi

·         Merancang kuesioner

o    Berhati2x memilih pertanyaan

·         Mengadminstrasi kuesioner

o    Usahakan utk mendapatkan respon yg positif/baik

·         Follow-up kuesioner

o    Kirim hasil ke partisipan

Merancang Kuesioner yg baik

·         Mulai dari pertanyaan yg tdk menakutkan dan menarik

·         Kelompokkan dalam masalah yg sama

·         Jgn meletakkan hal penting di akhir kuesioner

·         Jgn membuat kuesioner kelihatan ruwet/penuh

·         Pertanyaan jangan bias

·         Berikan nomor

·         Test kuesioner terlebih dahulu utk menghindari kebingungan

5. Analisa Dokumen

·         Melihat gambaran dari Sistem Berjalan (As-Is Sistem)

·         Tipe dokumen :

o    Form

o    Laporan/Reports

o    Manual policy/kebijakan

·         Perhatikan penambahan2x yg dilakukan user pada form

·         Perhatikan elemen yg tidak dipakai pada form

·         Empat kemungkinan hasil dari analisis sistem :

1.      Membatalkan proyek

2.      Penundaan proyek

3.      Merubah proyek

4.      Melanjutkan proyek